5 canais de comunicação para estabelecer com seu cliente na advocacia

Tempo de leitura: 6 minutos

Mídias para comunicação com clientes

Um escritório de advocacia precisa encaminhar as informações para os clientes na advocacia de maneira objetiva e clara. Isso somente é possível caso haja planejamento e bom senso para utilizar os canais de comunicação disponíveis.

Prestar um serviço de qualidade e manter um bom relacionamento com o público-alvo fica muito mais fácil quando uma empresa adota uma linguagem que facilita a compreensão dos consumidores sobre as ações realizadas.

Com a intenção de ajudá-lo a se comunicar melhor com os clientes, vamos abordar como usar alguns recursos para se comunicar de forma adequada. Acompanhe!

Conheça aspectos relevantes de 5 canais de comunicação

Nem todos os clientes possuem um conhecimento elevado sobre os termos utilizados no Direito. Por isso, um escritório de advocacia deve enviar as informações empregando um vocabulário acessível.

Também é recomendado ter noções sobre como utilizar os canais de comunicação que podem influir no desempenho institucional. Confira:

1. WhatsApp

O aplicativo de mensagens instantâneas mais conhecido do planeta é bastante utilizado no mundo corporativo. Porém, os advogados devem ter muito cuidado para não ficarem perdidos com as mensagens dos clientes.

Para evitar problemas de comunicação com o público-alvo, é melhor que o escritório de advocacia adote outras opções para interagir com os consumidores. Um dos motivos é que algumas pessoas, por falta de bom senso, podem enviar mensagens para os profissionais em horários e dias inadequados.

Essa postura pode gerar problemas de relacionamento entre os advogados e os clientes. Isso porque a demora ou a ausência de resposta às dúvidas dos consumidores pode desencadear uma relação de conflito entre ambas as partes.

Outro fator que torna o uso do WhatsApp complicado para um escritório de advocacia é a possibilidade de problemas no envio das mensagens. Imagine que um cliente enviou uma mensagem urgente para o advogado, que não pôde ver o conteúdo porque o aparelho estava em um local com conexão ruim.

Também não é recomendado que os advogados utilizem o WhatsApp para se comunicar com os clientes, pois podem perder a atenção com mais facilidade enquanto estão analisando um processo. Além disso, correm o risco de levar uma multa de trânsito por utilizar o aplicativo enquanto estão dirigindo.

2. E-mail

Caracterizado pela simplicidade e a agilidade, o e-mail é considerado uma das ferramentas mais adequadas para comunicação entre um advogado e o cliente.

Hoje, diversos softwares são capazes de agendar o envio de mensagens, de comunicar a abertura de uma mensagem e de notificar quando o conteúdo foi lido. Todos esses recursos são executados de maneira automatizada.

Dependendo da ferramenta, é possível centralizar o recebimento das mensagens para um colaborador. Ele vai analisá-las e encaminhá-las para a unidade ou para o profissional responsável por um cliente.

Dessa forma, é possível evitar que os advogados não percam tempo com mensagens desnecessárias que não vão agregar nada aos serviços. Outro benefício é proporcionar uma comunicação mais eficiente entre o profissional e o cliente.

Para isso, o ideal é ter um padrão de respostas. Por exemplo, o cliente pode receber uma mensagem automática, confirmando o envio do conteúdo e informando que a resposta será encaminhada em até 24 horas.

Essa ação faz com que o consumidor já tenha uma previsão de retorno da demanda, o que o deixará mais satisfeito com os serviços prestados.

3. Notificações em Área de Trabalho

Para criar uma interação maior com o público-alvo, os sites de algumas empresas enviam notificações por meio de um navegador (Chrome ou Firefox). Esse recurso se chama push notifications e tem como foco engajar os usuários cadastrados e mantê-los informados sobre a publicação de conteúdos novos.

push consiste em um aviso curto, em que as notificações devem ter no total 100 caracteres. Por isso, o texto deve ser bem objetivo e conciso. Esse canal de comunicação pode ser usado de várias formas, por exemplo:

  • divulgar uma landing page, que pode convencer os internautas a baixar um e-book sobre as mudanças feitas pelas reforma trabalhista;
  • notificar os usuários sobre uma atualização feita no site, como a possibilidade de agendar reuniões com o advogado pelo site do escritório de advocacia.

Uma ferramenta muito utilizada para fazer o push notifications é o PushCrew. Existem outras opções para explorar esse novo recurso de interatividade com os clientes. O importante é ter bom senso e conteúdos que sejam atrativos para o público-alvo.

4. Chat integrado ao site

Cada vez mais adotados no mundo corporativo, os chats online são uma excelente alternativa para se comunicar com os clientes. Para evitar problemas, a recomendação é adotar algumas medidas, por exemplo:

  • evitar que o consumidor espere muito tempo para receber uma resposta;
  • informar o horário de atendimento do chat, para que o cliente não acesse o recurso de forma desnecessária.
  • contar com uma equipe preparada para usar a ferramenta, porque o público-alvo merece ser bem informado e tratado com educação;
  • fornecer a opção de os internautas preencherem um formulário de contato, pois a empresa terá condições de se comunicar com o cliente posteriormente.

As pessoas querem agilidade e eficiência para resolver as demandas do cotidiano. Por isso, os chats online estão sendo utilizados com bastante sucesso pelas organizações. Esse recurso também se destaca por fatores, como:

  • aumentar o nível de satisfação com o atendimento prestado, caso a equipe esteja devidamente preparada;
  • reduzir despesas com telefonia, o que ajuda um escritório de advocacia a gerenciar melhor os gastos;
  • ter um registro mais eficiente dos atendimentos realizados.

Além de ter funcionários habilitados, é crucial contar com uma infraestrutura tecnológica (acesso à internet, computadores de ponta, etc.) para o chat online funcionar da melhor forma possível.

5. Correspondência

Com tantas opções tecnológicas, um escritório de advocacia deve usar o papel para se comunicar com os clientes? Você pode até achar estranho, mas a resposta é sim.

O ideal é encaminhar as correspondências com o tradicional Aviso de Recebimento (AR). Assim, o advogado vai ter certeza de que o cliente foi notificado para participar de uma audiência ou de uma perícia.

A medida é uma forma de o cliente não esquecer que possui um compromisso importante em relação ao processo. Com tantas atribuições no dia a dia, é positivo adotar todas as alternativas viáveis para informar as pessoas de compromissos importantes.

Se você tem dúvidas ou sugestões sobre o uso de canais de comunicação em um escritório de advocacia, deixe o seu comentário agora mesmo.

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Elias Evangelista

Advogado, Contabilista, Mestre em Direito Processual Coletivo, Especialista em Direito Bancário e Previdenciário, é Professor Universitário em Cursos de Graduação, Pós-Graduação e Cursos Práticos Online. Trabalhou como Coordenador em Cursos de Direito, é Sócio, Professor e Coordenador do IAPA – Instituto de Aperfeiçoamento em Práticas da Advocacia. Proprietário do Escritório “Evangelista Advocacia” e Sócio do Escritório “Proempresa Assessoria Contábil e Tributária”.

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