5 dicas de gestão de escritórios de advocacia

Tempo de leitura: 4 minutos

gestão advocacia

Em um mercado superior a 1 milhão de advogados, a gestão de escritórios de advocacia representa um fator primordial para a manutenção e crescimento do seu negócio.

Um escritório de advocacia necessita de uma gestão que contemple as atividades administrativas e operacionais e, em especial, os aspectos financeiros.

Sem a devida organização, o escritório perde produtividade, já que não prazos não são respeitados e nenhuma metodologia específica de trabalho é seguida. Uma das principais consequências da falta de organização é a dificuldade em localizar e consultar os documentos e os processos jurídicos — que são a base do trabalho de um advogado.

Outro resultado da desorganização é a demora no atendimento e na resolução das demandas e, finalmente, a perda dos clientes. No presente artigo, forneceremos a você, leitor, algumas dicas de gestão de escritórios de advocacia. Acompanhe!

Estruture rotinas de trabalho #1

Uma dica importante para a gestão eficiente de escritórios de advocacia é estruturar rotinas de trabalho envolvendo os principais procedimentos: é importante determinar quais ações devem ser tomadas após o atendimento ao cliente e a contratação dos serviços, como o cadastro desse cliente no banco de dados por um profissional específico.

Na verdade, cada escritório pode definir próprias suas rotinas, mas é fundamental que elas sejam seguidas por todos os profissionais. O mapeamento dos processos ajuda a identificar quais rotinas são executadas no escritório, o que facilita o monitoramento e a correta aplicação de cada uma delas durante a jornada de trabalho.

Use ferramentas de controle #2

Para manter todas as rotinas sob controle, convém investir em ferramentas apropriadas, que ajudem a integrar as informações. Além de integrar, essas ferramentas padronizam os procedimentos dentro do escritório, tornando mais fácil sua realização.

A geração de relatórios é outro benefício resultante do uso de ferramentas como os softwares de gestão jurídica. Esses softwares permitem integrar os processos judiciais aos processos administrativos, aperfeiçoando a gestão de escritórios de advocacia.

Um bom software para advogados compõe-se de módulos financeiros, padronização de documentos, bibliotecas, agenda, petições, contratos e outros recursos. Por meio deles, o advogado pode efetuar o controle sobre o cadastro dos clientes e dos processos; as finanças; os prazos dos processos; os relatórios; os indicadores de desempenho e sobre operações diversas.

Os softwares da área jurídica permitem ainda a integração com sites dos tribunais e com editores de textos.

Padronize as informações #3

Padronizar as informações consiste em cadastrar as informações de maneira uniforme. Por exemplo, o advogado pode aplicar uma nomenclatura única para informações que possuem características semelhantes.

Nesse sentido, o advogado deve segmentar as informações, separando-as em grupos específicos a fim de evitar duplicidade e facilitar a consulta.

Uma sugestão para padronizar é dividir o escritório em áreas bem definidas, como financeiro, administrativo, jurídico e assim por diante. Também é possível desenvolver formulários para cada grupo de informações, deixando-os acessíveis no sistema de gestão adotado.

O gestor do escritório poderá padronizar clientes (pessoas físicas, empresas, dados fundamentais), atos executados pelos advogados (devem ser armazenados no sistema em um formato-padrão) e até contratos (tipo, espécie, área do Direito).

Defina o fluxo de trabalho #4

A produtividade está muito associada ao fluxo de trabalho do escritório, sendo o tempo um fator determinante. É necessário analisar as atividades efetuadas e o transcurso de cada procedimento (desde o começo até o fim).

Usando as ferramentas automatizadas, será possível controlar o tempo de todas as operações, definindo um fluxo de trabalho que aumente o nível de produtividade.

Tenha por hábito avaliar e corrigir #5

Finalmente, o gestor deve:

  • implantar um sistema semestral ou bimestral de avaliação e correção de procedimentos;
  • rever periodicamente as metas do escritório;
  • definir indicadores precisos para a avaliação;
  • melhorar o negócio por meio da análise de relatórios e da consulta a informações objetivas.

Conforme o que foi dito acima, você já efetua uma eficiente gestão de escritórios de advocacia ou ainda tem pontos a melhorar? Conte-nos nos comentários!

Elias Evangelista

Advogado, Contabilista, Mestre em Direito Processual Coletivo, Especialista em Direito Bancário e Previdenciário, é Professor Universitário em Cursos de Graduação, Pós-Graduação e Cursos Práticos Online. Trabalhou como Coordenador em Cursos de Direito, é Sócio, Professor e Coordenador do IAPA – Instituto de Aperfeiçoamento em Práticas da Advocacia. Proprietário do Escritório “Evangelista Advocacia” e Sócio do Escritório “Proempresa Assessoria Contábil e Tributária”.

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *