Como ser um advogado mais produtivo e manter o foco na advocacia

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A advocacia envolve diversas rotinas: atendimentos, reuniões, elaboração de documentos e petições, audiências, todas com prazos e cobranças de resultados por parte dos clientes, o que exige que o profissional saiba como ser um advogado mais produtivo.

sucesso profissional também depende da produtividade, obviamente. Contudo, às vezes se torna difícil para o advogado conseguir mantê-la e com o foco no trabalho, sendo necessário buscar formas de otimizar o seu tempo.

Veja, a seguir, algumas sugestões que podem auxiliá-lo nessa questão.

Organize o ambiente de trabalho

A primeira preocupação deve ser a de manter a organização, que é fundamental para tornar o ambiente mais agradável para o trabalho, além de facilitar o trânsito entre uma tarefa e outra.

Mantenha um arquivo para guardar os papéis que não são necessários com frequência. Utilize gavetas e pastas e separe os documentos e processos adotando etiquetas e cores diferentes.

A mesma orientação se aplica ao computador: crie pastas e mantenha a organização dos arquivos, pois mesmo que o sistema operacional ofereça uma ferramenta para localização de documentos, essa função demanda tempo.

Outro item que merece atenção é a mesa de trabalho. Deixe o mínimo de objetos sobre ela e arrume os documentos e processos em pilhas ou algum sistema que os separe por prioridades, prazos ou outro critério que facilite a sua busca e utilização.

Planeje suas atividades

Outro fator que auxilia a produtividade é o planejamento. Para isso, é preciso considerar tudo o que deve ser feito: identificar as tarefas, estimar o tempo necessário para cada atividade, determinar o prazo para finalização. Dessa forma, o advogado pode definir as prioridades e urgências.

Após a etapa de identificação, e para manter a organização, o profissional pode determinar que a cada 15 dias os arquivos sejam verificados e revisados, para analisar a possibilidade de eliminação de documentos desnecessários.

A fim de garantir a efetividade desse planejamento, é importante analisar o que pode ser melhorado no ambiente de trabalho e no desenvolvimento da função, criar soluções e estabelecer metas, frequências e/ou prazos para implementar cada ideia.

Se o escritório contar com uma equipe de colaboradores, o melhor é delegar funções, pois a sobrecarga de trabalho também prejudica a produtividade. Com isso em mente, basta organizar as atividades que precisam ser desenvolvidas para garantir o cumprimento de todas as metas e controlar o que ainda precisa ser feito.

Tenha uma agenda

Para otimizar o tempo e agilizar os trabalhos, é indispensável o uso de uma agenda em que se possa anotar as informações de forma concisa. É praticamente impossível para o advogado contar com a memória para lembrar de tudo e fazer anotações esparsas e desorganizadas também pode causar problemas.

Ciente de que a rotina de um advogado envolve diversos prazos e compromissos relacionados à carreira, além das atividades necessárias para a gestão do escritório, o profissional deve evitar o acúmulo de tarefas, o que evita estresse e melhora a qualidade do serviço.

Ainda, é preciso lembrar que os prazos processuais devem ser corretamente observados e com uma folga, tendo em vista que perdê-los pode custar o sucesso na demanda judicial, além de prejudicar o cliente, situação em que ele poderá buscar ressarcimentos por eventuais danos sofridos.

Por isso, é fundamental registrar os compromissos na agenda, como reuniões, atendimentos, audiências ou contagem de prazos processuais. Desse modo, evita-se o risco de assumir dois compromissos para o mesmo horário ou perder prazos.

Evite a procrastinação

A procrastinação é a maior inimiga da produtividade. É preciso ficar sempre atento ao seu planejamento e á agenda, para manter o foco e se dedicar às tarefas mais importantes.

O advogado deve estar ciente dos prazos e cuidar para que eles não se tornem armadilhas: se o prazo para concluir o trabalho é de uma semana, a tendência é deixar para o último dia, o que se torna uma rotina acumulativa. Por tal motivo, cumprir as tarefas na primeira oportunidade, sem esperar o encerramento do prazo é fundamental.

Esse cuidado permite maior liberdade para transitar entre um compromisso e outro e ser um advogado mais produtivo: se surgir alguma tarefa urgente próxima ao prazo final do que fora procrastinado, a qualidade e finalização de ambas pode ser prejudicada.

Fuja das distrações para ser um advogado mais produtivo

Para manter o foco e a produtividade é preciso fugir das distrações e atividades improdutivas, como ligações e conversas desnecessárias, principalmente a utilização dos aplicativos de celular.

Também é preciso ter cuidado com as redes sociais. Essas ferramentas podem ser ótimas aliadas na divulgação do seu trabalho e captação de clientes, contudo, é fácil se distrair com as postagens e não perceber o tempo passar.

O ideal é acessá-las fora dos horários de serviço, ou determinar um tempo fixo para isso. Quando estiver desenvolvendo tarefas urgentes ou que exijam mais atenção, silencie o celular e feche as janelas das redes sociais, assim você evita o recebimento de notificações que podem desviar o seu foco de atenção.

Utilize um software de gestão

A utilização de softwares jurídicos de gestão é cada vez mais comum. Com um sistema dessa espécie, é possível gerenciar agenda, atividades, clientes, processos e documentos. Existem diferentes programas, com diversos módulos e funções, por isso, é importante buscar o que atenda às suas necessidades.

A utilidade dessas ferramentas consiste em integrar os cadastros realizados e possibilitar a localização de documentos, andamentos processuais e outros dados necessários, o que agiliza as rotinas.

Ainda, esse tipo de software pode auxiliar em diversos aspectos: na organização do escritório, com a redução de papéis e arquivos físicos; no planejamento de tarefas, captando os andamentos e prazos processuais; na organização de compromissos, oferendo uma ferramenta de agenda.

Também é possível cadastrar movimentações financeiras, com indicação de pagamentos realizados, pendentes, clientes em atraso, enfim, todas as informações necessárias para verificar a saúde financeira do seu escritório.

Ao aplicar essas orientações, é possível gerenciar melhor tempo e ganhar produtividade, para garantir qualidade e eficiência na prestação da advocacia.

Agora que você já sabe como ser um advogado mais produtivo e manter o foco na advocacia, curta a nossa página no Facebook e acompanhe as nossas atualizações!

Elias Evangelista

Advogado, Contabilista, Mestre em Direito Processual Coletivo, Especialista em Direito Bancário e Previdenciário, é Professor Universitário em Cursos de Graduação, Pós-Graduação e Cursos Práticos Online. Trabalhou como Coordenador em Cursos de Direito, é Sócio, Professor e Coordenador do IAPA – Instituto de Aperfeiçoamento em Práticas da Advocacia. Proprietário do Escritório “Evangelista Advocacia” e Sócio do Escritório “Proempresa Assessoria Contábil e Tributária”.

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